Ce que les petites entreprises doivent savoir sur la conformité

La plupart des pays ont des réglementations anti-spam et de confidentialité concernant le marketing par courrier électronique. Le non-respect de ces directives peut ternir la réputation de votre petite entreprise, résilier votre contrat avec les fournisseurs de services de messagerie et entraîner des sanctions financières. Grâce à Internet, de nombreuses petites entreprises atteignent un public mondial. Bien que cela offre de nombreux avantages, cela s’accompagne également de responsabilités supplémentaires.

Heureusement, les lignes directrices émises par les États-Unis, le Canada, l’Australie, le Royaume-Uni et d’autres pays sont similaires. Vous pouvez maintenir la conformité tout en communiquant avec vos clients en comprenant les règles et en suivant les meilleures pratiques de marketing par e-mail.

États-Unis : Loi CAN-SPAM

La loi CAN-SPAM a été adoptée en 2003. Selon Commission fédérale du commerceCAN-SPAM établit des règles pour tous les messages commerciaux, définis comme « tout message électronique dont l’objectif principal est la publicité commerciale ou la promotion d’un produit ou d’un service commercial ». Chaque violation de la loi CAN-SPAM peut coûter jusqu’à 50 120 $ à votre entreprise.

Suivez ces directives pour garantir la conformité CAN-SPAM :

• Incluez l’adresse postale de votre entreprise dans tous les e-mails.
• Facilitez la désinscription des destinataires d’e-mails.
• Les demandes de désabonnement seront honorées dans un délai de 10 jours ouvrés.
• Utilisez des lignes d’objet qui reflètent le contenu de l’e-mail (évitez les clickbait).
• Assurez-vous que toute personne qui envoie des e-mails en votre nom est conforme au CAN-SPAM.
• Obtenez des champs d’en-tête d’e-mail précis (de, à, réponse et informations de routage).
• Faites savoir aux destinataires qu’un e-mail commercial est une publicité ou une promotion en échange d’une déclaration.

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Loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA)

le Loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs Elle a été promulguée en janvier 2020 et des mises à jour ont été publiées en janvier 2023. Elle donne aux individus le contrôle de leurs données. Cependant, le CCPA ne concerne que les entreprises à but lucratif exerçant leurs activités en Californie et réalisant un chiffre d’affaires supérieur à 25 millions de dollars par an ; Acheter, vendre ou partager des informations sur 100 000 résidents, foyers ou appareils californiens ou plus ; Ou gagnez la moitié ou plus de leurs revenus annuels en vendant des données sur les résidents de Californie. Le CCPA est plus strict que CAN-SPAM et est similaire au Règlement général sur la protection des données.

Les spécialistes du marketing par e-mail doivent prendre les mesures suivantes pour se conformer à la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs :

• Informer les consommateurs avant ou quand leurs données personnelles, telles que leurs adresses e-mail, sont collectées ; Dites-leur comment vous allez l’utiliser ; et un lien vers votre politique de confidentialité.
• Informez les gens de leurs droits CCPA et de la manière de les exercer.
• Permettez-leur de refuser que leurs informations personnelles soient partagées ou vendues et de refuser de recevoir des e-mails marketing.
• Établissez des mesures de protection appropriées pour protéger les adresses e-mail et les informations personnelles des clients.
• Évaluez les politiques de collecte de données et de confidentialité de tous les tiers qui ont accès aux données de vos clients et référencez-les dans votre politique de confidentialité.
• Utilisez un logiciel de marketing par e-mail avec les outils de conformité CCPA.
• Examen du CCPA »Limitation du but« Et n’envoyez que des messages qui correspondent à l’intention initiale acceptée par le consommateur lors de son inscription.
• Une fois qu’un individu se désabonne ou demande à votre entreprise de supprimer ses informations, arrêtez d’envoyer des e-mails et informez tous les tiers.

Loi canadienne anti-pourriel (LCAP)

La LCAP a été mise en œuvre en juillet 2014. Elle s’applique à toute entreprise qui envoie des courriels à des adresses électroniques canadiennes, quel que soit son emplacement. La Société Radio-Canada fournit une aide utile Questions fréquemment posées sur la LCAP Une page expliquant les différentes communications électroniques couvertes, y compris les messages texte.

Les entreprises doivent obtenir un consentement exprès ou implicite pour envoyer des courriels à des destinataires canadiens. Le consentement explicite signifie que vous leur demandez d’accepter de recevoir des e-mails de votre entreprise et de leur indiquer comment vous utiliserez les données collectées. Le consentement implicite est basé sur une action, par exemple un client qui a acheté auprès de votre entreprise au cours des deux dernières années. Comme pour CAN-SPAM, vos emails commerciaux doivent fournir des informations d’identification et un mécanisme de désabonnement.

Australie : Loi sur le spam de 2003 et réglementation sur le spam de 2021

Les lois australiennes sur le spam sont similaires à CAN-SPAM et CASL. Les entreprises doivent obtenir un consentement écrit ou implicite, fournir leurs coordonnées et faciliter la désinscription. Cependant, la loi SPAM oblige les entreprises à honorer les demandes de désinscription dans un délai de cinq jours ouvrables, tandis que la loi CAN-SPAM autorise 10 jours ouvrables. Autorité australienne des communications et des médias Elle déconseille d’utiliser des listes de diffusion créées à l’aide d’un logiciel de collecte d’adresses.

Royaume-Uni : Règlement sur la confidentialité et les communications électroniques (PECR) 2003

Le PECR couvre le marketing par courrier électronique dans le règlement 22. Il nécessite un consentement exprès ou déduit, des informations de contact valides dans toutes les communications et un moyen pour les consommateurs de refuser de recevoir des courriers électroniques. De plus, les entreprises ne peuvent cacher leur identité. le Bureau du commissaire à l’information Il met en garde contre le fait d’encourager les destinataires d’e-mails à transférer des messages à des amis, car en « incitant » à cette action, vous devez vous conformer à la loi PECR.

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Règlement général de l’UE sur la protection des données (RGPD)

Il a été lancé en 2018, Règlement Général sur la Protection des Données Il dispose des réglementations les plus strictes en matière de confidentialité des données et couvre tous les États membres de l’UE (27), dont l’Allemagne, l’Irlande et la France. C’est également dans ce pays que les amendes sont les plus sévères. Le RGPD va au-delà de CAN-SPAM en donnant aux consommateurs des droits sur les données personnelles, tels que l’accès à leurs informations, la possibilité de les supprimer ou de les corriger et de savoir comment elles sont utilisées. Pour cette raison, les entreprises doivent prendre des mesures supplémentaires pour se conformer au RGPD, telles que la création d’une page Web contenant des informations pertinentes sur les données de confidentialité auxquelles vous pouvez accéder à partir d’e-mails.

Voici ce que vous devez savoir sur la conformité au RGPD et le marketing par e-mail :

• Fournissez la méthode d’abonnement par e-mail : Les consommateurs doivent sélectionner une case d’abonnement vide et non une case pré-remplie. Un formulaire d’inscription conforme au RGPD doit expliquer pourquoi vous demandez les informations personnelles de l’utilisateur (adresse e-mail ou nom), et si pour plusieurs raisons (envoi d’e-mails promotionnels, relevés de compte), vous devez avoir des cases à cocher distinctes.
• Lien vers votre déclaration de confidentialité : Votre formulaire d’inscription et vos e-mails doivent être directement liés à la déclaration RGPD de votre site Web, qui explique comment votre entreprise est conforme au RGPD.
• Incluez une option de désinscription : Tous les e-mails doivent permettre aux individus de se désinscrire facilement et les entreprises doivent les supprimer dans un délai de 30 jours.
• Tenue de registres : Le RGPD exige des responsabilités. Les organisations doivent conserver des informations telles que la preuve du consentement des destinataires, l’implication d’un tiers (c’est-à-dire une personne ou un logiciel qui accède aux informations client) et les méthodes de traitement des données.
• Évitez d’utiliser des listes de diffusion tierces : Dans la plupart des cas, le RGPD interdit les listes de marketing par e-mail, sauf si les individus acceptent de partager leurs données avec votre entreprise et de recevoir des e-mails.

Assurer le respect des bonnes pratiques d’email marketing

Les lois sur le marketing par e-mail évoluent constamment. La confidentialité et la sécurité des consommateurs restent des problèmes clés. Les petites entreprises devraient donc évaluer leurs listes de diffusion et leurs flux de travail actuels. Prenez l’habitude de protéger les droits de vos destinataires de courrier électronique dès maintenant et vous serez bien placé pour faire face aux réglementations futures.

Utilisez les directives suivantes pour garantir la conformité aux lois américaines et internationales sur le marketing par courrier électronique :

• Profitez d’un logiciel de marketing par e-mail doté de fonctionnalités et d’outils de conformité intégrés.
• Un double opt-in est requis lors de l’ajout de personnes à vos listes de marketing par e-mail promotionnel.
• Nettoyez régulièrement votre liste de diffusion pour supprimer les destinataires dont le consentement implicite est obsolète.
• Créez des modèles de marketing par e-mail contenant votre adresse, votre désabonnement et d’autres détails.
• Examinez et approuvez les e-mails envoyés en votre nom par des tiers.
• Segmentez vos listes de diffusion par emplacement pour vous assurer de respecter les règles locales.

CO — vise à vous inspirer des principaux experts respectés. Cependant, avant de prendre toute décision commerciale, vous devriez consulter un professionnel qui pourra vous conseiller en fonction de votre situation individuelle.

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publié 11 septembre 2023